Szanowni Państwo,
z naszych dokumentów księgowych wynika, że Państwa firma nie opłaciła następującej(ych) faktur(y) VAT:
[data] [nr faktury] [dług] [termin płatności]
-,,-
Prosimy o sprawdzenie poprawności danych księgowych oraz uregulowanie zobowiązań w kwocie ... przelewem na konto:
[nazwa, adres, numer konta firmy]
Z poważaniem
X
Dlaczego wysyłamy to pocztą zwykłą? A chociażby po to, żeby dłużnik (z którym na razie staramy się utrzymać dobre stosunki) nie zdenerwował się biegając po pismo na pocztę wskutek awiza.
Jeżeli dłużnik "wisi" z długami za kilka faktur, to po opłaceniu pierwszej wysyłamy znowu (powiedzmy po tygodniu) grzeczną informację o zadłużeniu - oczywiście zaktualizowaną. W większości przypadków taka droga pozwala utrzymać stosunki handlowe i jednocześnie powoli zmniejszyć zadłużenie. Jednocześnie przy kliencie tym musi Ci się zapalać żółta lampka ostrzegawcza. Raczej nie dopuszczaj do sytuacji, w której dłużnik zwiększa zadłużenie (czyli płaci starą fakturę, po czym bierze towar na kwotę nieco większą). Niech to będzie sytuacja BARDZO wyjątkowa.
Głos podsumowujący, Adam: Nie dzwoń jeszcze po adwokatach i nie przejmuj się za bardzo: wiele firm stale utrzymuje u swoich dostawców jakiś poziom zadłużenia. Im też przecież nikt nie płaci...
Głos podsumowujący, Jacek: To, że klient nie zapłacił, nie jest tylko winą klienta, ale także... Twoją. Opóźnienie zapłaty za Twoją fakturę oznacza, że masz z dłużnikiem słaby kontakt. Chyba zdajesz sobie sprawę, że skoro klient nie zbankrutował, to jakieś rachunki jednak nadal płaci? Może i z opóźnieniem, ale płaci - i zupełnie przypadkiem Ciebie ma na końcu swojej listy wierzycieli.
Zastanów się, dlaczego tak się stało. Czy akceptując wcześniejsze opóźnienia nie dałeś mu przypadkiem sygnału, że można Cię bez obaw pomijać w płatnościach? A może łatwo się wzruszasz i wystarczy, że ktoś Ci powie o nędzy jaka go niechybnie czeka, a Ty natychmiast prolongujesz spłatę na kolejne tygodnie? Jeszcze gorzej, jeśli akceptujesz argumenty, że dłużnik ma właśnie super biznes do załatwienia, ale spłukał się z kasy i bardzo Cię prosi o zrozumienie. W takiej sytuacji Twoje zrozumienie powinno sięgnąć co najwyżej dyskusji o procencie jaki otrzymasz za finansowanie tego "super biznesu"... I nie powinien to być mały procent, a spłata powinna być rozłożona najwyżej na kilka cotygodniowych rat.
Biznesmeni powinni się traktować jak ludzie dorośli, biorący odpowiedzialność za swoje zobowiązania. Jeżeli w procesie rozmów słabniesz psychicznie i tracisz argumenty, przypomnij sobie fakt podstawowy: to są Twoje pieniądze, które on przetrzymuje. Nie są jego i nie ma prawa nimi rozporządzać!
----------------------------------------------------
Inna droga postępowania dotyczy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych. Z nimi nie ma co się patyczkować. Zwykle nie ma tam ani jednego człowieka, który uważałby, że dług jego firmy to jego dług - w związku z tym co bardziej pokątkni menedżerowie mają drobnych dostawców głęboko w... nosie. Z nimi okres grzeczności skracamy: informację o zadłużeniu wysyłamy od razu po upłynięciu terminu płatności, po tygodniu zaś (poleconym) normalne wezwanie do zapłaty.
4. Wezwanie do zapłaty
|
